Rammeavtale for modernisering, installering, service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjøleanlegg

mellom

Oslobygg KF

(heretter kalt Oppdragsgiver)

Og

[supplier name]                                               

(heretter kalt Leverandør)                                                                           

Rammeavtalenr:

R 26/1497

Parallelle rammeavtaler for modernisering, installering, service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjøleanlegg er inngått mellom følgende Parter:

Og

Kontrakten vil signeres elektronisk.

Følgende personer er Partenes representanter for Rammeavtalen:

1        Spesielle bestemmelser for rammeavtalen

1.1         Virkeområde

Rammeavtale for modernisering, installering, service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjøleanlegg er inngått mellom Oppdragsgiveren og Leverandøren. Leverandøren har ved inngåelsen av Rammeavtalen godtatt Oppdragsgiverens foreliggende betingelser.

Denne Rammeavtalen gir ingen forpliktelser for oppdragsgiver hva angår bestillinger, leveranseomfang og leveringstidspunkt, med mindre dette er avtalt.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler/utlyse konkurranser innenfor rammeavtalens virkeområde til andre leverandører enn rammeavtalepartene, dersom Oppdragsgiver finner dette nødvendig.  

1.2         Dokumenter og tolkningsrekkefølge

a)     Eventuelle endringsavtaler

b)     Kontraktsformular for rammeavtale (dette dokument)

c)     Eventuelle skriftlige avklaringer eller referater fra forhandlingsmøter

d)     Leverandørens tilbud

e)     Tilleggsopplysninger/presiseringer til konkurransegrunnlaget

f)      Oppdragsgiverens konkurransegrunnlag med vedlegg

Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. Dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med avrop gjelder foran dokumentene over, med de begrensninger som følger av rammeavtalen.

1.3         Kontraktsbestemmelser

For oppdrag som utføres på denne rammeavtalen gjelder Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester med tilhørende kontraktsformular for håndverkertjenester med de tillegg og endringer som fremkommer av konkurransegrunnlag og kontraktsformularet for rammeavtalen.

1.4         Kommunikasjon

Varsel, krav og andre meldinger rundt rammeavtalen skal sendes til partenes representanter og avtalte adresser for varsling med kopi til postmottak@obf.oslo.kommune.no.

Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold.

Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring.

1.5         Art og omfang

Rammeavtalen skal dekke Oppdragsgiver sine samlede behov for modernisering, nyinstallering, service og vedlikehold på ventilasjon i kontraktsperioden.

Oppdraget omfatter energivurderinger av tekniske anlegg, modernisering, nyinstallering, service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjølanlegg, kjøleanlegg for datarom, kjøle og fryserom, spjeld, funksjonskontroll kjøkkenavtrekk samt varmepumper i Oslobygg KF sin eiendomsportefølje.

Formålet med avtalen er å:

-             å tilfredsstille inneklima og miljø gjennom økonomisk og stabil drift av tekniske anlegg

 -            å opprettholde anleggets tekniske standard som bidrar til lang levetid

-             miljøvennlig materialbruk og lavt ressursforbruk, samt lave klimagassutslipp knyttet til transport

Det vises til kravspesifikasjon for nærmere detaljer.

Rammeavtalen omfatter ikke:

Behov for Kulde- og Varmepumpetekniske tjenester i tilknytning til is og snøanlegg i Oslobygg sin porteføljen av ishaller og utendørs isflater og andre kuldetekniske installasjoner med mindre det er avtalt.

Omfang

Samlet kontraktsverdi over fire år er estimert til 500 000 000 kr. Dette er kun et anslag og faktisk volum vil kunne variere fra år til år.

For å ta høyde for uforutsette omstendigheter settes et maksimalt forbruk på 800 000 000 kr.

Denne Rammeavtalen gir ingen forpliktelser for oppdragsgiver hva angår bestillinger, leveranseomfang og leveringstidspunkt, med mindre dette er avtalt. Leverandøren må være forberedt på at beløpsmessig omsetning i rammeavtaleperioden er forbundet med usikkerhet.

Rammeavtalen er ikke-eksklusiv, dvs. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler/utlyse konkurranser innenfor rammeavtalens virkeområde til andre leverandører enn rammeavtalepartene, dersom Oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig.

1.6         Rammeavtalens varighet

Rammeavtalen har en varighet på 4 år og gjelder fra kontraktsignering.

1.7         Oppsigelse

Oppdragsgiver kan til enhver tid si opp avtalen dersom det viser seg at Leverandøren ikke fungerer tilfredsstillende i henhold til de rutiner, frister og øvrige kontraktsvilkår som gjelder for denne avtalen. Oppsigelsestiden er 2 måneder fra Oppdragsgiver sender skriftlig varsel om oppsigelsen.

 Oppdragsgiver og Leverandøren har gjensidig rett til å si opp kontrakten med 6 måneders skriftlig varsel. Partene må ikke begrunne oppsigelsen. Fristen regnes fra det tidspunkt parten har sendt varsel om oppsigelse. Partene har ikke krav på erstatning for tap som følge av oppsigelsen.

2        Tildeling av oppdrag

2.1         Antall leverandører

For denne rammeavtalen er det inngått rammeavtale med X leverandører.

2.2         Fordeling av oppdrag

Valgte leverandører vil få tildelt faste forvaltningsenheter. Leverandøren som er tildelt forvaltningsenheten hvor oppdraget skal utføres vil i utgangspunktet motta alle oppdrag i forbindelse med den tildelte forvaltningsenheten.

Porteføljene er fordelt slik at den leverandør som har innlevert det beste tilbudet har blitt tildelt den porteføljen som erfaringsmessig har størst økonomisk omsetning. Øvrige rammeavtaleleverandører har fått tildelt porteføljer i henhold til tilbudenes rangering. Leverandørene har i innstilt rekkefølge fått velge om de ønsker å fravike Oppdragsgivers foreslåtte rekkefølge, dersom færre enn 6: og har i innstilt rekkefølge fått velge en portefølje nummer to etter at alle innstilte leverandører er tildelt en portefølje nummer en.

Forvaltningsenhetene er inndelt i:

1. Helse og omsorg
2. Spesialbygg
3. Skole Vest
4. Skole Øst
5. Barnehage vest
6. Barnehage øst

Oversikt over registrerte eiendommer knyttet til porteføljen følger av vedlagt Porteføljeoversikt

For registrert informasjon om anlegg finnes det i oppdragsgivers FDVU system.

I noen tilfeller vil det bli inngått service og vedlikeholdsavtale direkte med leverandør av anlegg i forbindelse med nybygg og rehabilitering.

Der slik avtale ikke er inngått, vil anlegget likevel kunne omfattes av denne avtalen, og etter eventuelt utløp av avtalen med leverandøren, vil anlegget kunne omfattes av denne rammeavtalen.

Dersom avtaleforholdet med en av rammeavtalens leverandører opphører på grunn av konkurs, heving, oppsigelse eller lignende, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å fordele dennes portefølje(r) til andre leverandører på avtalen. Eventuell omfordeling vil fortrinnsvis gjøres i samsvar med prinsippene beskrevet i dette punktet.

 Det må påregnes at anlegg kan gå ut av porteføljen samt at anlegg kan komme inn i porteføljen.

2.3         Direkte avrop

Årlige serviceoppdrag og direkte avrop under 500 000 ekskl. mva gjøres av leverandør med den aktuelle eiendommen på sin portefølje. Dersom leverandørens prisestimat anses å være for høyt priset, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre minikonkurranse.

Hvert avrop innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet. Dersom et avrop varer utover rammeavtalens varighet, skal bestemmelsene i rammeavtalen fortsatt gjelde.

Leverandøren skal ved mottak av prisforespørsel, gi et kostnadsestimat som danner grunnlag for bestilling, med mindre annet er skriftlig avtalt. Estimatet skal gi Oppdragsgiver en ramme for hva oppdraget vil koste, samt gjennomføringstid. Estimatet skal baseres på rammeavtalens priser, som er maksimal priser.

Etter å ha mottatt en bestilling fra Oppdragsgiver, skal Leverandøren sende Oppdragsgiver en ordrebekreftelse uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal kun igangsette arbeidene når slik ordrebekreftelse er sendt.

Ved bestilling av små oppdrag med anslått verdi opptil kr. 25.000, - kan Leverandøren utføre oppdraget uten å oversende prisestimat på arbeidet til Oppdragsgiver, med mindre Oppdragsgiver har grunn til å tro at anslaget er feil.

Oppdragsgiver skal umiddelbart varsles dersom det er sannsynlig at prisestimat vil overskrides.

Bestillingen skal gjøres ved skriftlig meddelelse og være signert /godkjent av en person med fullmakt. Kun bestilling der pris, mengde og Oppdragsgivers avdeling og navn tydelig fremkommer, er gyldig og bindende for Leverandøren. I særskilte tilfeller kan muntlig bestilling benyttes. I slike tilfeller må skriftlig meddelelse ettersendes uten ugrunnet opphold.

Frem til den skriftlige meddelelsen med bekreftelse på bestillingen er kommet frem til Oppdragsgiver, kan Oppdragsgiver uten varsel og særskilt grunn kansellere bestilling uten at dette får konsekvenser for ham.

Dersom leverandørens prisestimatet anses å være for høyt priset, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre minikonkurranse eller velge å konkurranseutsette arbeidet utenfor rammeavtalen eller innhente priser fra de andre leverandørene på rammeavtalen.

Dersom Leverandøren ikke kan overholde frist for oppstart, kan Oppdragsgiver tildele oppdraget til andre leverandører på rammeavtalen eller konkurranseutsette utenfor rammeavtalen.

Oppdragsgiver er ikke pliktig til å akseptere senere oppstart/ferdigstillelse enn hva som naturlig følger av nødvendig tid for planlegging av arbeider og tilrettelegging/rigg.

2.4         Minikonkurranse

For oppdrag med anslått kontraktsverdi mellom kr. 500.000 og kr. 2.500.000 ekskl. mva., kan oppdragsgiver avgjøre om kontrakten fordeles ved avrop eller minikonkurranse.

Oppdrag med anslått kontraktsverdi over kr. 2.500.000 ekskl. mva., skal fordeles etter minikonkurranse, jf. FOA § 26-3 (3). Unntaket gjelder hvis det er situasjoner hvor en leverandør har åpenbare bedre forutsetninger for oppdraget sammenlignet med øvrige dersom leverandøren eksempel vis selv har levert anlegget for det aktuelle bygg.

Ved minikonkurranse som fordelingsmekanisme; Minikonkurransene skal vurderes etter ett eller flere av følgende kriterier:

· Pris

· Kvalitet

· Personell

· Ferdigstillelsestid

· Fremdriftsplan

· Oppdragsforståelse

· Løsningsforslag

· Miljø

Leverandørens tilbud i minikonkurransen skal være basert på priser og påslagsprosenter gitt i rammeavtalen. Utarbeidelse av tilbud på en minikonkurranse er ikke-fakturerbar tid. Eventuell tilbudsbefaring er ikke-fakturerbar tid.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlinger.

Oppdragsgiver skal tildele oppdrag til den leverandøren som blir vurdert som best ut fra minikonkurransens tildelingskriterier.

For enkeltoppdrag vil det inngås spesifikke avropskontrakter. Minikonkurransen er avsluttet når det er inngått kontrakt om oppdraget minikonkurransen gjelder. Kontrakten er angitt i «Vedlegg 19: Mal minikonkurranseskjema».

3        Underleverandør

Leverandøren kan for egen regning og risiko benytte andre underleverandører enn det som opprinnelig var avtalt, eller dersom ikke noe er avtalt, bytte underleverandører etter behov. Leverandøren skal likevel før et eventuelt bytte eller supplering av underleverandør, søke Oppdragsgiveren om godkjenning av underleverandør. Dersom det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver velge å ikke godkjenne Leverandørens valg av underleverandør.

Leverandøren er fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørers oppfyllelse av Rammeavtalen på samme måte som om Leverandøren selv sto for utførelsen. Leverandøren påtar seg fullt økonomisk, juridisk og faglig ansvar for de samlede leveranser, og forestår all fakturering av og kommunikasjon med Oppdragsgiver.

Rammeavtalens priser gjelder for arbeidene og det gis ikke påslag ved benyttelse av underleverandører for fag som hører innunder avtalen.

Innregistrering av underleverandører skal gjøres i god tid for godkjenning.

4        Vederlag og betalingsbetingelser

4.1         Priser

Rammeavtalens priser fremgår av tilbydernes tilbud med utfylt prisskjema.

For tjenester og materiell som ikke er beskrevet i rammeavtalens prisposter gjelder et fast påslag på 15 %

De avtalte prisene er maksimalpriser. Det er adgang til å gi bedre priser. Alle priser er oppgitt i NOK ekskl. mva.

Tilbudte time- og enhetspriser skal inkludere alle nødvendige utgifter, herunder bl.a.:

-             Lønn og sosiale utgifter, samt tariffestede godtgjørelser.

-             Fortjeneste

-             Fakturagebyr, miljøavgifter og utkommanderingstillegg.

-             Reisekostnader, reisetid, bilutgifter, bompenger, parkering og kilometergodtgjørelse.

-             Forbruksmateriell og festemateriell.

-             Administrasjon og tilrettelegging av arbeider (montører kan ikke tilrettelegge/prosjektere arbeider for Oppdragsgivers kostnad).

-             Prosjektledelse, befaringer, samt rigg og drift.

-             Avfallshåndteringen til godkjent mottak.

-             Leverandøren kan ikke fakturere oppdragsgiver for lunsjpauser eller leverandørmøter, oppfølgingsmøter, befaringer og samhandlingsmøter.

-             Materialkostnader i forbindelse med enhetspriser

-             Verktøy, herunder også spesialverktøy og måleinstrumenter.

-             Andre kostnader som naturlig hører inn under en komplett leveranse skal inkluderes i enhetspriser.

4.2         Regulering av priser

Prisene skal være faste første avtaleår. Indeksreguleringer foretas deretter på anmodning tidligst 12 måneder etter siste indeksregulering.

Prisene kan indeksreguleres i tråd med endringer i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (KPI) eller i tråd med Bustadblokk i alt. begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i indeksen. Justering beregnes med utgangspunkt i indeksen for den måneden avtalen starter.

Leverandøren er selv ansvarlig for å skriftlig anmode avtalen regulert senest 1 måned før den avtalefestede reguleringsdato. Slik anmodning må sendes i alle år der det kan foretas eller er foretatt bestillinger/avrop i rammeavtalen. Ved manglende anmodning om prisjustering – i tråd med retningslinjene i denne bestemmelsen – kan prisene ikke søkes regulert før ved neste avtalefestede reguleringsdato. Neste regulering foretas i det tilfelle med grunnlag i prisene ved siste regulering.

Leverandør skal i anmodningen angi indeksen for seneste måned, samt oversikt over aktuelle endringer av kontraktsprisene (før-pris og ny-pris).

Prisendringen er ikke gyldig før den er godkjent av oppdragsgiver.

Anmodningen sendes til postmottak@obf.oslo.kommune.no med kopi til oppdragsgivers kontaktperson for rammeavtalen.

4.3         Fakturering

Faktura for utført oppdrag skal inneholde arbeidsordrenummer i henhold til bestilling og kan avvises dersom dette ikke stemmer.

Administrasjon i forbindelse med oversendelse av faktura er ikke fakturerbart arbeid.

Faktura skal inneholde:

·       Fakturanummer og fakturadato

·       Rammeavtalenummer (R-nummer)

·       Angivelse av partene

·       Ytelsens art og omfang

·       Tidspunkt og sted for levering av ytelsen

·       Vederlag og betalingsforfall

·       Merverdiavgift

Fakturagrunnlag for bestillinger på skoleeiendommer skal i tillegg inneholde fotodokumentasjon som viser utførelsens omfang og art.

Faktura skal spesifiseres slik at den blir kontrollerbar mot rammeavtalens prisskjema og vedlegg.

 Nødvendig fakturagrunnlag slik som timelister, målinger mv. skal medfølge faktura i EHF format.

Postpriser skal brukes når det utføres postprisarbeid.

Dersom arbeid utføres etter regning (medgåtte timer og materialer) skal dette dokumenteres med innkjøpsfakturaer og timelister. Timelistene skal vise fullt navn på arbeider, dato, antall timer og en beskrivelse av arbeid pr. dag / time.

Bestilling og eventuelle endringsmeldinger skal ligge ved fakturaen. Bestillingsnummer / ordrenummer skal i tillegg angis i fakturaen.

Faktureres det i henhold til tilbud skal også tilbudet ligge ved fakturaen.

-          Tilbud skal spesifiseres slik at dette blir kontrollerbart mot rammeavtalens prisskjema.

Oversikten under viser enkelte forhold rundt fakturering:

Bestilling:

Bestilling fra OBF skal vedlegges faktura

• herunder godkjent endringsordre /- melding

Bestillingsnummer / ordrenummer skal angis i faktura

Postpris

Postpriser skal brukes når det utføres postprisarbeid

Regning

Riktig timepris / riktig kateogir (RA's priser gjelder ved bruk av UE)

Avtalens påslagsprosent skal benyttes - NETTO innkjøpspris

Dokumentasjon (timelister og materialfakturaer skal vedlegges)

Generelt

Reisekostn., parkering, bom, diett o.l skal ikke faktureres (-heller ikke fra UE på samme fag)

Forbruksmateriell skal (i utgangspunktet IKKE faktureres

Verktøy skal ikke faktureres

Reisetid, befaring, admin, tilrettelegging, lunsj, avfallshåndtering (mm) er ikke fakturerbar tid

Rigg og drift skal (i utgangspunktet) ikke faktureres

Faktura må spesifiseres slik at den blir kontrollerbar. Brukes UE skal navn på UE fremgå av fakturaforsiden

Estimat: Postpris, timer, materialer (med dok.) Varsle ved overskridelse

Tilbud: Fastpris, spesifiseres slik at den blir kontrollerbar mot prisskjema

Dersom ikke annet er avtalt kan leverandøren kreve betaling maks en gang per kalendermåned.

Les mer inngående om e-faktura her:

Faktura til Oslo kommune - For våre leverandører - Oslo kommune

4.4        Bestillinger

Bestillinger skal som en hovedregel sendes ut via Oppdragsgivers gjeldende system. Akutte hendelser og henvendelser fra gjeldende vaktorganisering hos Oppdragsgiver skal følge skriftlig godkjennelse, i akuttfase kan det være SMS, E-post eller lignende, formålet er å ha en sporbarhet i godkjennelse, og etter en slik godkjennelse skal alltid bestilling fra Oppdragsgiver sendes leverandør.

Oppdragsgivers bestilling inneholder en dato for når arbeidene skal være ferdigstilt, og om denne dato ikke kan overholdes skal dette meldes omgående til behovshaver. Behovshaver kan typisk være teknisk forvalter eller prosjektledere. Oppdragsgivers bestillinger sendes ut av 3. part og er derfor ikke et kontaktpunkt for bestillinger, men behovshaver.

Der oppstartstidspunkt og tid for ferdigstillelse ikke er angitt gjelder kontraktens krav til rasjonell fremdrift, jf. Standardvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester, punkt 7.

Leverandør skal ved behov og sammen med Oppdragsgiver, foreta en befaring på arbeidsstedet før oppstart og en ferdigbefaring ved ferdigstillelse av oppdraget. Oppdragsgiver beslutter eventuell befaring. Befaringer skal være inkludert i tilbudte enhets- og timepriser. Innenfor kontraktens ramme skal Leverandøren samarbeide med andre leverandører Oppdragsgiver har engasjert, jf. Standardvilkårene punkt 4.7

Alle bestillinger / arbeidsordrer har et eget bestillingsnummer / løpenummer som leverandøren skal videreføre i ordrebekreftelser og EHF-fakturaer.

Av alle bestillinger / arbeidsordrer fremgår videre bestillers ressursnummer. Ressursnummeret starter med «B6», etterfulgt av 5-6 tall (f.eks. B612345). Dette ressursnummeret skal fylles ut i feltet «Deres ref.» i fakturaer til Oslobygg.

Ved bestilling av endringsarbeid eller arbeid utover bestillingens størrelse skal endringsmelding / endringsskjema, signert av oppdragsgiver og oppdragstaker foreligge før gjennomføring av arbeidet. Den signerte endringsmeldingen skal vedlegges fakturaen.

Leverandøren skal snarest og innen to virkedager fra oppdragsgivers forespørsel bekrefte hvorvidt de har kapasitet til å påta seg oppdraget.

Leverandørens skal ha kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalte frister. Har ikke en leverandør kompetanse og/eller kapasitet til å gjennomføre det aktuelle oppdraget, vil oppdraget tildeles en av de øvrige leverandørene i rammeavtalen. Har ingen av leverandørene kompetanse og/eller kapasitet, kan oppdragsgiver tildele oppdrag utenfor rammeavtalen ved åpen anbudskonkurranse.

5        Leverandørens plikter

5.1         Kvalifikasjonskrav

Leverandøren skal påse at han selv oppfyller de kvalifikasjonskrav som beskrevet i konkurransegrunnlaget gjennom hele avtaleperioden. Der en Leverandør støttet seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, skal Leverandøren også påse at hans underleverandører oppfyller kvalifikasjonskravene gjennom hele avtaleperioden og utfører det aktuelle kontraktsarbeidet.

5.2         Tilbudsplikt

Leverandør som mottar prisforespørsel om direkteavrop plikter å gi prisestimat. Dersom rammeavtalen åpner for minikonkurranse, plikter Leverandøren å gi tilbud i minikonkurransen.

Dersom leverandøren ikke har kapasitet til å påta seg oppdraget, skal dette begrunnes skriftlig innen tilbudsfristens utløp.

Manglende etterlevelse av punkt 5.2 kan føre til heving av kontrakten.

5.3         Pristilbud

Leverandøren forplikter seg til alltid å gi pristilbud i samsvar med prisskjemaet, slik at oppdragsgiver har mulighet til å kontrollere tilbudet opp mot prisskjemaet. Dette skal leverandøren gjøre uoppfordret og på en tydelig og etterprøvbar måte, slik at det ikke oppstår uklarheter eller misforståelser. Eventuelle avvik eller tillegg skal spesifiseres klart, slik at oppdragsgiver til enhver tid har full oversikt over prissettingen.

Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, vil det bli ansett som mislighold av avtalen, med de konsekvenser dette medfører.

Det er ikke anledning til å føre prosjektledertimer der dette ikke er avklart på forhånd med oppdragsgiver, prosjektledertimer kan kun føres der hovedleverandør pålegges koordinering av flere fag eller prosjektering / løsningsforslag.

5.4         Tiltransport

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å pålegge og underlegge leverandøren tiltransport.

Rammavtaleparter i denne avtale har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte og egne samarbeidspartnere/underentreprenører/-leverandører.

På oppdrag der andre faggrupper utover de som er omfattet av denne avtalen er involvert, kan Oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av arbeidet. Oppdragsgiver bestiller og fremskaffer kontaktpersoner for andre faggrupper.

Koordinering av andre enn egne ressurser faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser i prisskjema. Medgått tid skal fremgå av spesifiserte timelister vedlagt EHF faktura.

Samtidig aksepterer rammeavtalepartner at denne kan bli pålagt å underordne seg annen rammeavtalepart med ansvar for koordinering og administrering.

5.5         Oslo kommunes seriøsitetsbestemmelser

5.5.1 Krav til lønns- og arbeidsvilkår

Medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår skal ikke være dårligere enn det som følger av den til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning.

Med lønns- og arbeidsvilkår menes blant annet arbeidstid, lønn herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, obligatorisk tjenestepensjon og dekning av utgifter til reise, kost og losji.

På områder som er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår ikke være dårligere enn allmenngjøringsforskriften for den aktuelle bransje.  

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår ikke være dårligere enn landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.  

På områder som ikke er dekket av allmenngjøringsforskrift eller landsdekkende tariffavtale, skal Leverandøren se hen til allmenngjort eller landsdekkende tariffavtaler for lignende arbeidsområder, og fastsette lønns- og arbeidsvilkår for medvirkende arbeider som ikke er dårligere enn disse.

Der det ikke finnes allmenngjort eller landsdekkende tariffavtale for lignende arbeidsområde, skal medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår ikke være vesentlig dårligere enn det som er normalt i yrket og som det er naturlig å sammenligne med.

Der Leverandøren eller underleverandør tilbyr innkvartering for arbeidere som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakten, skal Leverandøren på forespørsel dokumentere at boliglokalene er forsvarlig utformet, innredet og vedlikeholdt i tråd med arbeidsmiljøloven eller tariffavtaler der disse stiller høyere krav til innkvartering. Leverandøren skal også på forespørsel dokumentere at innkreving av husleie er i henhold til arbeidsmiljøloven og husleieloven.

Leverandøren skal på forespørsel vederlagsfritt dokumentere at krav som følger av denne bestemmelsen er oppfylt. Dokumentasjon som minimum kan kreves er kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp, timeliste, arbeiderens CV og arbeidsgiverens bankutskrift.

Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter å føre timelister. Timelistene skal minimum vise dato og klokkeslett for arbeidets begynnelse og slutt, varighet på lovpålagte pauser, og det totale antall arbeidede timer per dag og per uke. Det skal fremgå tydelig hvilke oppdrag timene gjelder for.

Leverandøren skal på forespørsel dokumentere skriftlig avtale om trekk i lønn, gjennomsnittsberegning av arbeidstid og arbeidsplan.

Leverandøren skal på forespørsel dokumentere betaling for kostnader knyttet til kost, losji og reise der arbeideren har rett til slik utgiftsdekning.

Leverandøren skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at pliktene etter denne bestemmelsen overholdes. Personvern skal ivaretas ved kontroll.

Leverandøren skal for øvrig overholde den til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølov.

Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren rette forholdet umiddelbart. Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake et forholdsmessig beløp på opptil to ganger uberettiget besparelse frem til forholdet er rettet.

Ved brudd på denne bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til Leverandøren. Beløpet skal ikke være mindre enn kr 1 500 per brudd per person. Ved vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

Ved vesentlig brudd på bestemmelsen hos underleverandør, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren skifter ut underleverandør. Utskiftingen skal skje uten kostnad for Oppdragsgiver.

Ved vesentlig brudd på denne bestemmelsen kan Oppdragsgiver heve avtalen, uavhengig av om Leverandøren retter forholdene. Dersom Oppdragsgiver hever kontrakten med Leverandøren, kan Oppdragsgiver kreve å få tiltransportert Leverandørens kontrakter med underleverandører.

Alle avtaler Leverandøren inngår for utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

5.5.2 Krav om elektronisk betaling og oppgjør

All betaling og oppgjør i forbindelse med oppfyllelse av denne kontrakten skal foretas med elektronisk betalingsmiddel, og skal kunne dokumenteres.

Ved brudd på denne bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til Leverandøren med et beløp på inntil 1 prosent av kontraktssummen. Beløpet skal uansett ikke være mindre enn kr 1 500 per brudd. I vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

Alle avtaler Leverandøren inngår for utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

5.5.3 Krav om elektronisk utbetaling av lønn til arbeiders bankkonto

Lønn, vederlag og annen godtgjørelse til arbeider som medvirker til å oppfylle kontrakten, skal utbetales til den enkelte arbeiders bankkonto uten kostnader for arbeideren.

Ved brudd på denne bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til Leverandøren med et beløp på inntil 1 prosent av kontraktssummen. Beløpet skal uansett ikke være mindre enn kr 1 500 per brudd per person. I vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

Alle avtaler Leverandøren inngår for utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

5.5.4 Krav om yrkesmessig integritet og dokumentasjonsplikt

Dersom Oppdragsgiver har berettiget tvil om Leverandørens eller eventuelle underleverandørers yrkesmessige integritet eller hvem som er kommunens reelle kontraktspart, plikter Leverandøren på forespørsel å fremlegge relevant dokumentasjon på at Leverandøren/underleverandør ikke har begått alvorlige feil som kan medføre tvil om yrkesmessig integritet og/eller hvem som er reell kontraktspart.

Dersom Leverandøren på forespørsel ikke fremlegger relevant dokumentasjon som nevnt over, eller det avdekkes andre forhold som kunne ført til avvisning i konkurransen som ligger til grunn for kontrakten, kan Oppdragsgiver for Leverandørens regning og risiko heve kontrakten, eller kreve utskiftning av underleverandør dersom tvil om yrkesmessig integritet og/eller reelt eierskap gjelder underleverandør.

Alle avtaler Leverandøren inngår for utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

5.5.5 Oppdragsgivers rett til å gjennomføre revisjon og stedlig kontroll

Oslo kommune kan gjennomføre leverandørrevisjoner og innhente all dokumentasjon som anses nødvendig for å verifisere at kontraktens krav og lovkrav er oppfylt. Revisjon kan gjennomføres fra kontraktsinngåelse og frem til seks måneder etter at sluttfaktura er betalt.

Revisjon kan omfatte undersøkelser, innhenting av dokumentasjon og stedlig kontroll både hos Leverandøren, eventuelle underleverandører og på steder der kontraktsarbeidet utføres. Leverandøren skal vederlagsfritt stille nødvendige ressurser til disposisjon og oversende etterspurt dokumentasjon i forbindelse med revisjon eller kontroll. Medvirknings- og dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører.

Tillitsvalgte kan ikke nektes adgang ved stedlig kontroll der kontraktsarbeidet utføres.

Revisjon og stedlig kontroll kan utføres av Oslo kommune eller tredjepart engasjert av Oppdragsgiver. Slik tredjepart identifiseres i denne bestemmelsen med Oppdragsgiver. Leverandøren kan motsette seg at en direkte konkurrent av Leverandøren blir oppnevnt som tredjepart.

Oppdragsgiver har rett til å samarbeide med andre offentlige oppdragsgivere og samarbeidspartnere i oppfølgingen av seriøsitetsbestemmelser, samt innenfor lovverkets rammer å dele relevant informasjon og dokumentasjon fra oppfølgingen. Oppdragsgiver skal sikre at informasjonen deles på forsvarlig måte.

Ved brudd på denne bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til Leverandøren med et beløp på inntil 1 prosent av kontraktssummen. Beløpet skal uansett ikke være mindre enn kr 1 500 per brudd. I vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

Alle avtaler Leverandøren inngår for utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

5.5.6  Konsekvenser ved brudd på konkurranselovgivningen

Dersom Oppdragsgiver har klare holdepunkter for at Leverandøren eller underleverandør har inngått avtaler med hensikt om å vri konkurransen, kan Oppdragsgiver heve kontrakten eller kreve utskifting av underleverandør for Leverandørens regning og risiko. Dersom Oppdragsgiver hever kontrakten med Leverandøren, kan Oppdragsgiver kreve å få tiltransportert Leverandørens kontrakter med underleverandører.

Før heving eller utskiftning av underleverandør skjer, skal Oppdragiver vurdere tiden som er gått siden bruddet på konkurranseloven ble begått, hvilke self-cleaning-tiltak som er iverksatt fra Leverandørens eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen av underleverandør er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig.

Alle avtaler Leverandøren inngår om utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende krav.

5.5.7  Krav om oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser

Leverandøren og eventuell underleverandør skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og avgifter. Leverandøren er ansvarlig for å dokumentere at underleverandører oppfyller sine skatte- og avgiftsforpliktelser.

Oppdragsgiver kan til enhver tid kreve fremleggelse av attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder og foreta kontroll av Leverandørens og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av forpliktelser til å betale skatt og/eller avgifter. Fra underleverandører med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge, skal det innhentes tilsvarende attest. Attestene skal til enhver tid finnes lett tilgjengelig for Oppdragsgiver.

Ved brudd på bestemmelsen skal Leverandøren og eventuell underleverandør rette forholdet. Oppdragsgiver kan kreve at forholdet er rettet før Leverandøren eller eventuelle underleverandører påbegynner sitt kontraktsarbeid. Oppdragsgiver kan ilegge et gebyr på kr 1 500 per hverdag frem til forholdet er rettet.

Ved vesentlig mislighold kan Oppdragsgiver i tillegg til å ilegge et gebyr, stanse arbeidet frem til forholdet er rettet eller heve avtalen. Dette gjelder uavhengig av om misligholdet skjer hos Leverandøren eller underleverandør.

Ved vesentlig brudd på bestemmelsen hos underleverandør, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren skifter ut underleverandøren. Utskiftingen skal skje uten kostnad for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan heve avtalen med Leverandøren dersom underleverandøren som har begått det aktuelle bruddet ikke blir skiftet ut innen en satt frist fra Oppdragsgiver.

Retten til å kreve forholdet rettet, stanse arbeidene eller heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og Leverandøren kan sannsynliggjøre overfor Oppdragsgiver at det er berettiget å bestride kravet.

Alle avtaler Leverandøren inngår om utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende krav.

5.5.8  Krav om begrensning i antall ledd underleverandører i vertikal kjede

Leverandøren kan maksimalt benytte en underleverandører i vertikal kjede. Innleie av arbeidskraft fra bemanningsforetak regnes som ett ledd.

Etter at kontrakten er inngått, kan Oppdragsgiver godta flere ledd dersom det på grunn av uforutsette eller spesielle omstendigheter er nødvendig for å få gjennomført kontrakten. Det skal ikke brukes flere ledd underleverandører enn nødvendig, og ikke i større utstrekning enn det som følger av forskrift om offentlige anskaffelser.

Ved brudd på denne bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til Leverandøren med et beløp på inntil 1 prosent av kontraktssummen. Beløpet skal uansett ikke være mindre enn kr 3 000 per brudd. I vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

5.5.9 Krav til bruk av lærlinger

Ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minst 10 % av arbeidede timer innenfor utførende fagområder med særlig behov for læreplasser utføres av lærlinger. Dette skal skje etter ordning i henhold til opplæringslova, eller tilsvarende ordning. Dersom Oppdragsgiver ikke har presisert noe annet, kan Leverandøren selv velge på hvilke av kontraktens utførende fagområder det skal benyttes lærlinger.

Det kan i konkrete tilfeller gjøres unntak fra lærlingkravet grunnet oppdragets særegenhet, for eksempel der oppdraget ikke egner seg for lærlingarbeid på grunn av sårbarhet hos tjenestemottakere, sikkerhetskrav eller andre særegne forhold.

Leverandøren og/eller underleverandører skal være godkjent som lærebedrift i henhold til opplæringslova. Utenlandske leverandører skal være godkjent lærebedrift i Norge, eller godkjent etter lignende ordning i annet EU/EØS-land eller land der leverandøren har hovedsete.

Leverandøren skal laste opp dokumentasjon i HMSREG som viser at arbeideren er lærling. Leverandøren skal på forespørsel legge frem all relevant dokumentasjon knyttet til godkjenningen, inkludert læreplan og inngåtte lærekontrakter.

Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, levere en plan for hvordan kravene vil bli oppfylt. Ved kontraktavslutning skal det fremlegges oversikt over antall utførte lærlingtimer. 

Dersom Leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå lærekontrakt, foreligger det ikke mislighold, selv om kravene i første ledd ikke er oppfylt. Der gjenstående kontraktsperiode er mer enn tre måneder, anses kravet kun oppfylt dersom Leverandøren med jevne mellomrom gjør reelle forsøk på å inngå ny lærekontrakt.

Ved brudd på bestemmelsen har Oppdragsgiver rett til å ilegge et forholdsmessig gebyr og/eller forholdsmessig avkorte vederlaget til leverandøren med et beløp på inntil 1 prosent av kontraktssummen. Ved vurderingen av hva som er forholdsmessig, skal det særlig legges vekt på bruddets alvorlighetsgrad, omfang, varighet og betydning for Oppdragsgiver.

Ved vesentlig mislighold av ovennevnte plikter, eller dersom det er klart at slikt mislighold vil inntreffe, kan Oppdragsgiver heve kontrakten. Dersom Oppdragsgiver hever kontrakten med Leverandøren, kan Oppdragsgiver kreve å få tiltransportert Leverandørens kontrakter med underleverandører.

5.6 Kontraktskrav til transport

Kjøretøy og drivstoff

Leverandøren forplikter seg til kun å benytte kjøretøy som enten er nullutslippskjøretøy (dvs. 100 % batterielektrisk eller hydrogen) eller biogasskjøretøy som minimum oppfyller euroklasse 6/VI i gjennomføringen av kontrakten (siste transportstrekning/last mile).

Leverandøren skal til enhver tid kunne redegjøre for hvilke kjøretøy som benyttes til den konkrete leveringen/oppdraget og skal oversende registreringsnummer på forespørsel fra Oppdragsgiver.

Dersom Leverandøren benytter hydrogenkjøretøy skal det kun brukes grønt eller blått hydrogen. Dersom Leverandøren benytter biogasskjøretøy og kan dokumentere at 100 % ren biogass ikke er tilgjengelig, kan Leverandøren benytte innblanding av naturgass. Leverandøren skal skriftlig informere Oppdragsgiver om dette uten ugrunnet opphold.

Leverandøren skal på forespørsel kunne fremlegge dokumentasjon på at tilstrekkelig mengde hydrogen eller biogass er anskaffet for å utføre oppdraget for Oslo kommune i løpet av kontraktsperioden. Dokumentasjonen kan blant annet inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.

Unntaksbestemmelser

Oppdragsgiver kan gi unntak fra hele eller deler av transportkravene dersom Leverandøren kan dokumentere at det ikke er praktisk mulig å oppfylle kravene. Søknad om unntak skal være skriftlig og angi hvilke deler av kravene Leverandøren ber om unntak fra og oppgi hvorfor det ikke er mulig å oppfylle kravene. Ved innvilget unntak skal det fortrinnsvis benyttes minimum euroklasse 6/VI og sertifisert biodrivstoff ut over omsetningskrav. Det skal ikke benyttes biodrivstoff basert på palmeolje eller biprodukter fra palmeproduksjon.

5.7         Statistikk

Leverandøren plikter å utarbeide og oversende detaljert salgsstatistikk uten ekstra kostnad for oppdragsgiver når oppdragsgiver ber om dette. Statistikken skal leveres på elektronisk MS Excel format og skal inneholde:

•      Oppdatert oversikt over leveringssteder og bestillere/oppdragsgivere med totalt kjøp og totalt antall fakturaer per leveringssted og oppdragsgiver i perioden

•      Omsetning per produkt (beløp og antall) fordelt på leveringssteder og oppdragsgiver

•      Leveringstid per bestilling

•      Statistikken skal være fordelt på måneder

•      Statistikken skal være utarbeidet på en måte som gjør at oppdragsgiver kan filtrere og sortere på kriteriene over

5.8        Revisjon og kontroll

Leverandøren plikter å medvirke i nødvendig grad, når Oppdragsgiver gjennomfører revisjoner, for eksempel innen SHA og kvalitet, samt ved kontroll av lønns- og arbeidsvilkår og ved stikkprøvekontroll av hvorvidt kontraktens øvrige vilkår overholdes.

Leverandøren plikter å levere dokumentasjon på forespørsel og plikter å bidra med nødvendig informasjon og innsyn slik at revisjon kan gjennomføres.

Oppdragsgiver vil varsle revisjon skriftlig og gi frist for innlevering av dokumentasjon. Brudd på denne plikten sanksjoneres med en dagmulkt på kr 300,- pr hverdag etter skriftlig varsel.

Oppdragsgiver kan velge å engasjere en fullmektig til å gjennomføre et eventuelt innsyn og stedlig kontroll.

5.9         Forsikring

Leverandøren plikter å ha ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for personer og ting i forhold til de skader som kan oppstå med utgangspunkt i kontraktens omfang og art. Forsikringen skal opprettholdes i hele rammeavtalens varighet, og inntil reklamasjonsrett for leveransene er bortfalt.

Forsikringsbevis skal fremlegges før kontraktsinngåelse, og oppdateres årlig samt ved vilkårsendringer.

På anmodning fra Oppdragsgiver skal Leverandøren fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende.

Oslo kommune er selvassurandør.

5.10           Kommunikasjon med media og profilering

Leverandør må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom de ønsker å gi informasjon til media om avtalen eller å profilere sitt oppdrag, utover å oppgi oppdraget som generell referanse.

6        Prosedyrer for endring av rammeavtalen

Partene kan avtale enhver endring av denne rammeavtalen, forutsatt at slike endringer ikke fører til vesentlig endring av rammeavtalen.

Enhver endring av rammeavtalen, skal formaliseres gjennom inngåelse av endringsavtale, uansett hvem som har initiert endringen. Endringsavtalen skal utformes skriftlig og skal uttømmende inneholde eventuelle konsekvenser den aktuelle endringen/tillegget har for avtalt pris, leveringstidspunkter og partenes øvrige rettigheter og forpliktelser etter rammeavtalen.

Forhold som ikke er tatt med i endringsavtalen kan ikke senere påberopes av partene.

7         Oppfølging av kontrakt

Etter inngåelse av rammeavtalen vil Oppdragsgiver ha et oppstartsmøte med leverandøren og deretter vil kontinuerlig oppfølgning skje av kategorileder for aktuell kategori.

Oppdragsgiver vil ved behov ha møte med leverandøren hver 10. uke. Oppdragsgiver har ansvar for å kalle inn til møtene.

Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover de ovenfor nevnte.

8        Mislighold

Med mindre annet er avtalt håndteres mislighold av rammeavtalen i henhold til alminnelige kontraktsrettslige prinsipper.

En part har rett til å heve rammeavtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Flere brudd på kontraktsforpliktelsene kan samlet sett utgjøre et vesentlig mislighold. Før heving skjer skal det gis skriftlig varsel og en rimelig frist til å rette forholdet, med mindre misligholdet er så graverende at dette ikke er hensiktsmessig for Oppdragsgiver.

Oppdragsgiver kan heve rammeavtalen dersom Leverandøren går konkurs eller blir insolvent.

Sanksjoner som følger manglende dokumententasjon av arbeidet.

Ved manglende dokumentasjon av arbeidet kan Oppdragsgiver holde igjen betaling, hvis det vurderes nødvendig.

Kontrollskjema skal benyttes etter hver service, og dokumenteres som angitt innen 2 uker. Unnlatelse av dette kan bøtelegges med en løpende døgnmulkt på 2000kr per tilfelle.

Mislighold av miljøbestemmelser

Hvis Leverandøren ikke oppfyller miljøkravene kan Oppdragsgiver kreve retting av forholdet. I perioden misligholdet pågår og frem til retting har skjedd kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt. Dagmulktsats for mindre brudd på miljøbestemmelser utgjør kr 2000 ekskl. mva. pr. hverdag. Dagmulktsats for større brudd på miljøbestemmelser, slik som avvik for krav til kjøretøy- eller drivstoffteknologier, utgjør kr 4000 ekskl. mva. pr. hverdag. Ved gjentatte eller grove brudd på miljøbestemmelsene kan Oppdragsgiver heve kontrakten, uavhengig av om forholdet rettes eller tidligere er krevd rettet.

Beføyelser ved mislighold av rammeavtalen i det konkrete oppdrag følger av kontraktsvilkår i tildelingskontrakter.

Dagbøter ved bestillinger

Omforente frister og fastsatte frister for ferdigstillelse av de enkelte oppdrag/avrop, er dagbotbelagte. Dagbøter løper med kroner 2000 kr pr virkedag (mandag – fredag, eksklusive helligdager) og begrenset oppad til 10% av avropets verdi.

9        Tvister

Enhver tvist mellom partene om rammeavtalen som ikke løses i minnelighet avgjøres ved ordinær rettergang. Verneting er Oslo tingrett. Ved løsning av tvister skal norsk rett legges til grunn.