Artifik er en virksomhet som blant annet tilbyr et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Tjenesten hjelper virksomheter med digitalt å gjennomføre en konkurranse fra kunngjøring til kontraktsinngåelse. Tjenesten er leveres som en skytjenestene og krever ingen egne servere eller installasjon.
Artifik vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og behandler informasjon om deg når du bruker Artifiks tjenester og nettsted.
All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).
Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistnevnte omtales som «registrert»).
Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.
Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på den virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er tatt inn nedenfor.
Ansvarlig for behandling av personopplysninger
Artifik er behandlingsansvarlig, dvs. bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for behandlingen som omtales nedenfor. Dette gjelder i all hovedsak forvaltning av kundeopplysninger. Med mindre noe annet er uttrykkelig nevnt, gjelder informasjonen under kun behandlingen av personopplysninger der Artifik er behandlingsansvarlig.
Merk at en stor del av behandlingen av personopplysninger som vi utfører, skjer i kraft av å være databehandler for våre kunder. I korte trekk betyr dette at den som administrerer dokumenter i forbindelse med en anskaffelse, vil være behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i Artifik. For mer informasjon, se punkt 10.
Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt med oss gjennom kontaktinformasjonen i punkt 12 nedenfor.
Formål med behandlingen
Artifik samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler ikke inn sensitiv informasjon med mindre spesielle avtaler foreligger.
Våre formål med behandlingen av personopplysningene er å kunne tilby og levere tjenestene, herunder å kunne registrere brukerprofiler, gjennomføre betaling, kunngjøre konkurranser, levere tilbud, overholdelse av lovpålagte krav, benytte kundeservice, markedsføring, kommunisere med kundene og andre relevante parter, påmelding til kurs, webinar, logging av data av sikkerhetsmessige årsaker, feilsøking og videreutvikling av tjenestene, andre formål du har samtykket til, benytte våre nettsider mv.
Hvordan får Artifik tilgang til opplysningene?
Vi mottar personopplysninger direkte fra deg når du:
Vi mottar også personopplysninger indirekte fra deg når du benytter deg av tjenestene våre, for eksempel nettsidene våre. Som et ledd i de tjenestene Artifik leverer, vil det innhentes offentlig anbudsdokumentasjon fra offentlige databaser som Doffin og TED. Disse personopplysningene vil benyttes til å videreformidle anbud i Artifik-portalen slik at innkjøper og leverandør kan komme i kontakt med hverandre.
Vi samarbeider også tett med tredjeparter (f.eks. betalingstjenester og søkemotorer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Dette inkluderer også opplysninger som er offentlig tilgjengelige.
Hvilke kategorier og personopplysninger behandler Artifik?
Artifik behandler følgende kategorier av personopplysninger:
Personopplysninger som behandles:
Når Artifik utfører behandling som databehandler, behandles det i tillegg informasjon som fremgår av konkurransedokumenter, herunder tilbud, se punkt 10.
Rettslig grunnlag for behandlingen
Etter personvernlovgivningen plikter Artifik å basere sin behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen er:
Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket.
Dette betyr for eksempel at opplysninger som behandles på bakgrunn av en berettiget interesse, slettes når den berettigede interessen ikke lenger gjelder. Opplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring, oppfølging av kundeforholdet knyttet til reklamasjon mv. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.
Brukerprofiler som registreres ved bruk av Artifik-tjenester, slettes når de har vært inaktive i en periode på 12 måneder etter tjenestens utløpsdato.
I offentlige anbudsprosesser er vi i visse tilfeller lovpålagt å bevare publisert informasjon. Enhver brukerinformasjon som er inkludert som en del av slik publisert informasjon kan derfor normalt ikke slettes.
Brukere som er i tvil om hvilken informasjon som kan slettes, inkludert informasjon om når og hvor, kan kontakte Artifik. Vennligst se kontaktinformasjonen i punkt 12.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
All behandling av personopplysninger som vi foretar i forbindelse med leveranse av tjenestene skjer innenfor EU/EØS-området. All øvrig behandling skjer også innenfor EU/EØS-området eller i samsvar med GDPR kapittel V.
I visse tilfeller forbeholder imidlertid Artifik seg retten til å gi ut informasjon om registrerte brukere til offentlige myndigheter dersom dette er pålagt ved lov.
Sikkerhet for behandlingen
All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevde tekniske og organisatoriske tiltak.
Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhets-prosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.
Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.
Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.
Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.
Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. For å ta i bruk dine rettigheter, eller ønsker å vite mer om dem, ta kontakt med oss via kontaktinformasjonen i punkt 12.
Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Rettighetene:
Artifik som databehandle
I visse tilfeller vil Artifik opptre som databehandler istedenfor behandlingsansvarlig. Dette vil i hovedsak gjelde der innkjøpere eller tilbydere laster opp dokumenter som inneholder personopplysninger i Artifik-tjenesten. I slike tilfeller vil den innkjøperen eller tilbydere som laster opp det aktuelle dokumentet være behandlingsansvarlig for personopplysningene som fremgår av dokumentet, og denne parten har hovedansvar for at behandlingen skjer i tråd med GDPR.
Artifik inngår databehandleravtaler med alle innkjøpere og leverandører vi behandler personopplysninger på vegne av. Databehandleravtalen er basert på Direktoratet for forvaltning og økonomistyring sine maler.
Nyhetsbrev, markedsføring og informasjon
Dersom du har et aktivt kundeforhold til oss, kan vi sende deg markedsføring på e-post eller med andre elektroniske kommunikasjonsmetoder i henhold til markedsføringsloven § 15.
Det inkluderer nyhetsbrev og andre henvendelser vedrørende innhold, tjenester, tilbud, kampanjer og arrangementer fra oss, via e-post, telefon, SMS og sosiale medier.
Dersom du derimot ikke har et aktivt kundeforhold, vil vi bare sende slik markedsføring hvis du har gitt oss et samtykke til dette. Dine personopplysninger kan også brukes til å tilpasse denne kommunikasjonen. Du kan når som helst enkelt og kostnadsfritt melde deg av markedsføringshenvendelser gjennom avmeldingsfunksjonen i nyhetsbrevene.
I andre tilfeller vil vi sende deg nyhetsbrev og andre henvendelser som kun inneholder informasjon og ikke markedsføring, typisk opplysninger om produktet du bruker hos oss, anbudsvarslingstjenesten, anbudsnyheter, invitasjon til seminarer/webinarer og lignende.
Vårt behandlingsgrunnlag for denne typen henvendelser vil være GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav a) (samtykke) og markedsføringsloven § 15 (1).
Behandlingsgrunnlaget for slike henvendelser er GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav f (legitim interesse).
Kundeservice og kontakt med Artifik
Vi er alltid glade for å hjelpe deg. Vårt kontor er åpent 9–16 (CET), mandag til fredag. Kontortidene kan avvike på offentlige helligdager
Om Databehandleravtalen: support@artifik.no
Salgs- og generelle spørsmål: sales@artifik.no
Support: support@artifik.no
Fakturering: support@artifik.no
Klager
Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Endringer
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.
Cookies
V. Bruk av informasjonskapsler (Cookies) på Artifiks nettsted
Artifik bruker informasjonskapsler (Cookies) og lignende teknologier for å få innsikt om brukerinteraksjoner på vår hjemmeside. Vi bruker følgende kategorier av informasjonskapsler på våre nettsider:
Essensielle informasjonskapsler: Informasjonskapsler som er strengt nødvendige for å tilby tjenestene Artifik tilbyr sine kunder.
Øvrige informasjonskapsler behandles kun i den grad du har samtykket til dette:
Prestasjons- og funksjonalitetskapsler (HubSpot): Dette er informasjonskapsler som blir brukt til å forbedre nettstedets funksjonalitet. Disse informasjonskapslene er ikke avgjørende for å tilby deg våre tjenester, men brukes for å sikre deg en best mulig brukeropplevelse.
Analytiske informasjonskapsler (HubSpot, LinkedIn Insight Tag): Dette er informasjonskapsler som samler inn og aggregerer informasjon for å hjelpe oss å forstå hvordan nettsidene våre brukes og hvor effektive markedsføringskampanjene våre er. De hjelper oss også å skreddersy nettsidene våre etter brukernes preferanser.
Informasjonskapsler knyttet til markedsføring ( LinkedIn Insight Tag, HubSpot): Dette er informasjonskapsler som brukes til å lage markedsføringshenvendelser som er relevante for deg. Denne typen informasjonskapsler sikrer at ikke den samme annonsen dukker opp flere ganger på rad, at annonsene er knyttet til dine preferanser og at de blir fremstilt på riktig måte.
Informasjonskapsler i sosiale medier (HubSpot, LinkedIn Insight Tag): Dette er informasjonskapsler som brukes for at du skal ha muligheten til å dele sider og innhold som du finner interessant på våre nettsider gjennom tredjepartsleverandører av sosiale medier og andre nettsteder (LinkedIn o.l.). Disse informasjonskapslene vil også kunne benyttes til markedsføringsformål.
Vårt formål med denne bruken av informasjonskapsler er å få innsikt i brukerinteraksjoner på vår hjemmeside for å levere en best mulig tjeneste. Personopplysninger som behandles i denne forbindelse er Cookie-ID, type enhet, type nettleser og IP-adresse.
Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til bruk av cookies ved å slå av dette i din nettleser. Det er imidlertid viktig å presisere at dersom du gjør dette vil du risikere å oppleve redusert funksjonalitet på våre nettsider.